IVA en IRPF als autónomo in Spanje: kwartaalaangiften uitgelegd

De kwartaalbelastingkalender

Spanje verdeelt het belastingjaar in vier kwartalen. Elk kwartaal heeft een vaste indiendeadline die niet verschuift:

Q1 (januari tot maart): indienen voor 20 april. Q2 (april tot juni): indienen voor 20 juli. Q3 (juli tot september): indienen voor 20 oktober. Q4 (oktober tot december): indienen voor 30 januari van het volgende jaar. Let op dat Q4 een andere deadline heeft dan de andere drie. De 30 januari deadline valt ook samen met de jaarlijkse IVA samenvatting (Modelo 390), waardoor januari de drukste maand in je fiscale kalender is.

Als de deadline op een weekend of een Spaanse nationale feestdag valt, schuift hij op naar de volgende werkdag. Maar regionale feestdagen verlengen de deadline niet. Dit verrast mensen die aannemen dat een lokale fiesta een extra dag geeft. Dat is niet zo.

Modelo 303: hoe de IVA kwartaalaangifte werkt

Modelo 303 is het formulier waarop je de IVA aangeeft die je aan klanten hebt doorberekend (IVA repercutido) en daar de IVA van aftrekt die je op zakelijke kosten hebt betaald (IVA soportado). Het verschil is wat je afdraagt aan de Agencia Tributaria.

Concreet voorbeeld. In Q1 factureer je 10.000 euro plus 21% IVA, dus je berekent 2.100 euro IVA aan je klanten. In hetzelfde kwartaal betaal je 500 euro IVA op zakelijke kosten (kantoorhuur, softwareabonnementen, professionele diensten). Je Modelo 303 aangifte toont: IVA repercutido 2.100 euro minus IVA soportado 500 euro is 1.600 euro te betalen. Dit betaal je aan de Agencia Tributaria voor 20 april.

Als je IVA soportado hoger is dan je IVA repercutido (je hebt meer IVA betaald op kosten dan je aan klanten hebt doorberekend), is het resultaat negatief. In Q1, Q2 en Q3 schuif je dit saldo door naar het volgende kwartaal. In Q4 kun je een teruggave aanvragen bij de Agencia Tributaria. Teruggaven duren doorgaans drie tot zes maanden.

Wat telt als aftrekbare IVA

Niet alles waar je geld aan uitgeeft komt in aanmerking voor IVA aftrek. De uitgave moet direct verband houden met je professionele activiteit, en je moet een geldige Spaanse factuur (factura) hebben die de naam van de leverancier, CIF/NIF, het basisbedrag, het IVA tarief en het IVA bedrag bevat. Een bonnetje van een restaurant is geen factura. Een ticket uit een automaat is geen factura.

Veelvoorkomende aftrekbare kosten zijn kantoorhuur, coworking, software en tools, professionele diensten (juridisch, boekhoudkundig), telecommunicatie, zakelijke reizen en professionele training. Kosten met gemengd persoonlijk en professioneel gebruik (een laptop die je ook privé gebruikt, je telefoonabonnement) kun je deels aftrekken, maar de Agencia Tributaria is strikt over de verhouding. 100% van een telefoonrekening aftrekken die je duidelijk ook privé gebruikt, is een rode vlag bij een controle.

Modelo 130: het IRPF kwartaalvoorschot

Modelo 130 is je kwartaalvoorschot op je jaarlijkse inkomstenbelasting (IRPF). Spanje wacht niet tot je jaaraangifte om inkomstenbelasting te innen. In plaats daarvan betaal je elk kwartaal 20% van je netto inkomen (inkomen minus aftrekbare kosten) als voorschot. Dit voorschot wordt verrekend met je definitieve belastingschuld wanneer je je jaarlijkse Modelo 100 indient tussen april en juni van het volgende jaar.

De berekening is cumulatief. In Q1 geef je je inkomen en kosten aan voor januari tot maart. In Q2 geef je januari tot juni aan (niet alleen april tot juni), trekt af wat je al in Q1 hebt betaald, en betaalt het verschil. Deze cumulatieve aanpak betekent dat je Q4 betaling (januari tot december minus Q1 tot Q3 voorschotten) aanzienlijk groter of kleiner kan zijn, afhankelijk van hoe je inkomen over het jaar verdeeld was.

Als je jaarinkomen lager uitvalt dan de voorschotten die je hebt betaald, krijg je het verschil terug via je Modelo 100 aangifte. Is het hoger, dan betaal je het verschil bij.

Modelo 390: de jaarlijkse IVA samenvatting

Naast de vier kwartaalaangiften Modelo 303 moet je voor 30 januari Modelo 390 indienen. Dit is een jaarsamenvatting van al je IVA activiteit van het afgelopen jaar. Het moet exact overeenkomen met de som van je vier kwartaalaangiften. Bij discrepanties markeert de Agencia Tributaria ze. Het formulier genereert zelf geen betaling. Het is puur informatief. Maar het is verplicht, en het niet indienen leidt tot een aparte boete.

Modelo 349: als je EU zakelijke klanten factureert

Als je geregistreerd bent in de ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) en diensten verleent aan bedrijven in andere EU landen onder de verleggingsregeling, moet je ook elk kwartaal Modelo 349 indienen. Dit formulier rapporteert de totale waarde van je intracommunautaire transacties per klant. Het is verschuldigd op dezelfde data als Modelo 303. Als je intracommunautaire transacties in een kwartaal nul zijn, hoef je Modelo 349 voor dat kwartaal niet in te dienen.

Wat er gebeurt als je te laat indient

De Agencia Tributaria past automatische toeslagen (recargos) toe bij te laat indienen. Er is geen respijtperiode en geen waarschuwing. Als je binnen de eerste drie maanden na de deadline indient, zijn de toeslagen: 1% voor de eerste maand, plus een extra 1% voor elke volgende volledige maand. Na drie maanden geldt een toeslag van 15%. Na 12 maanden stijgt de toeslag naar 20% plus rente. Deze toeslagen gelden over het verschuldigde bedrag, niet over het totaal aangegeven bedrag.

Als de Agencia Tributaria je een formele kennisgeving (requerimiento) stuurt voordat je indient, zijn de boetes nog hoger: een minimumboete van 150 euro per niet ingediende aangifte, ongeacht het bedrag. De les is duidelijk: te laat is duur, en hoe langer je wacht, hoe duurder het wordt.

De jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte: Modelo 100

Tussen april en juni elk jaar dien je je jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte in via Modelo 100. Hier worden je volledige jaarinkomen, kosten en aftrekposten aangegeven. De Modelo 130 voorschotten die je gedurende het jaar hebt betaald, worden verrekend met je definitieve belastingschuld. Het Renta Web platform van de Agencia Tributaria vult een groot deel van de aangifte automatisch in, maar het mist regelmatig buitenlandse inkomsten, bepaalde aftrekposten en inkomen van internationale klanten. Controleer de vooraf ingevulde gegevens altijd zorgvuldig.

Als autónomo moet je altijd Modelo 100 indienen, ongeacht je inkomensniveau. Anders dan werknemers, die pas boven bepaalde drempels verplicht zijn aangifte te doen, hebben autónomos geen minimum. Zelfs als je nul hebt verdiend in een jaar, dien je in.

Veelgemaakte fouten in het eerste jaar

De meest voorkomende fout is het onderschatten van de cashflow impact. Wanneer je 10.000 euro plus IVA factureert, is die 2.100 euro IVA niet jouw geld. Het is van de Agencia Tributaria en wordt aan het einde van het kwartaal geïnd. Veel nieuwe autónomos besteden de IVA alsof het inkomen is en komen dan in de knel als de Modelo 303 deadline nadert. Zet de IVA apart op een aparte rekening zodra je de betaling ontvangt.

De tweede fout is het niet bewaren van goede facturen voor kosten. Zonder geldige factura is de IVA op een uitgave niet aftrekbaar. Dat betekent dat je de IVA dubbel betaalt: één keer aan de leverancier en één keer aan de Agencia Tributaria, omdat je het niet kunt verrekenen op Modelo 303. Toen Tjitske Xolo begon te gebruiken, was een van de eerste dingen die ze in haar werkproces inbouwden: geen factura, geen aftrek. Simpele regel, enorm effect over een heel jaar.

De derde fout is het verwarren van het fiscale kwartaal met de kalendermaand. Q1 is januari tot maart, niet het eerste kwartaal vanaf je registratiedatum. Als je je op 15 februari registreert als autónomo, dekt je eerste Modelo 303 de periode van 15 februari tot 31 maart (geen volledig kwartaal), en het is verschuldigd voor 20 april.

Kun je de aangiften zelf doen

Ja, als je een Certificado Digital hebt en je comfortabel voelt op de sede electrónica van de Agencia Tributaria. De formulieren zelf zijn niet complex als je de logica begrijpt. Maar de aangiften zijn onvergevingsgezind bij fouten, en er is geen concept of controlefase. Zodra je verstuurt, is het ingediend. Veel autónomos beginnen met het zelf doen en stappen na het eerste jaar over naar een gestor of een dienst als Xolo, wanneer ze beseffen dat de tijd die ze aan aangiften besteden beter besteed kan worden aan hun eigenlijke werk. Onze Autónomo module legt zowel de doe het zelf route als de professionele route uit, zodat je kunt kiezen wat past.