TGSS en INSS in Spanje: wat is het verschil?

De Tesorería General de la Seguridad Social heeft drie kerntaken: registratie, inning en controle.

Registratie is de eerste en misschien wel de belangrijkste taak. Elke persoon die in Spanje werkt of bijdraagt aan het socialezekerheidsstelsel, moet zijn ingeschreven bij de TGSS. Dat geldt voor werknemers, maar ook voor zelfstandigen, huishoudelijk personeel, studenten met een bepaalde status en anderen. Bij registratie ontvang je een NUSS, het Número de la Seguridad Social. Dat nummer is jouw unieke identificatie binnen het hele systeem en je hebt het nodig voor vrijwel alles wat met werk of uitkeringen te maken heeft in Spanje.

Werkgevers zijn eveneens verplicht zich bij de TGSS te registreren voordat ze iemand in dienst nemen. Zij krijgen een cuenta de cotización, een bijdragerekening, en zijn verantwoordelijk voor het maandelijks afdragen van de socialezekerheidspremies van hun werknemers. De TGSS controleert of die betalingen kloppen en of alles tijdig binnenkomt.

Zelfstandigen, in Spanje bekend als autónomos, registreren zich bij de TGSS via het RETA systeem, het Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Dit is het speciale regime voor zelfstandigen en het verplicht hen een maandelijkse bijdrage te betalen, de cuota de autónomo. De hoogte van die bijdrage hangt af van het inkomen dat je verwacht of declareert. De TGSS beheert die registraties en verwerkt de maandelijkse betalingen.

Naast registratie en inning heeft de TGSS ook een controlerende taak. Ze controleren of premies correct worden berekend, of registraties kloppen en of er geen fraude plaatsvindt. Wanneer een bedrijf zijn werknemers niet goed heeft aangemeld of premies heeft ontdoken, is het de TGSS die ingrijpt.

Het digitale portaal van de TGSS heet IMPORTASS. Via IMPORTASS kun je als zelfstandige of werknemer je bijdragen bekijken, je gegevens aanpassen, een betalingsbewijs downloaden of je uitschrijven. IMPORTASS is ook het portaal dat je gebruikt wanneer je je registreert als autónomo nadat je je eerder al bij de Belastingdienst hebt aangemeld via Modelo 036.

De Instituto Nacional de la Seguridad Social heeft een heel andere focus. Waar de TGSS ervoor zorgt dat de premies binnenkomen en iedereen correct geregistreerd staat, zorgt de INSS ervoor dat mensen de uitkeringen ontvangen waar ze recht op hebben.

De INSS beheert en verstrekt een breed scala aan prestaties. Pensioenen zijn het meest bekend. Als je in Spanje gewerkt hebt en de pensioengerechtigde leeftijd bereikt, is het de INSS die bepaalt of je recht hebt op een pensioen, hoe hoog dat pensioen is en op welk moment het ingaat. Die berekening is gebaseerd op jouw bijdragehistorie, die beheerd wordt door de TGSS. Zie je hoe de twee samenwerken? De TGSS heeft de data, de INSS neemt de beslissing.

Naast pensioenen houdt de INSS zich ook bezig met arbeidsongeschiktheid. Wanneer iemand door ziekte of een ongeluk tijdelijk of permanent niet kan werken, is de INSS de instantie die bepaalt of er recht bestaat op een uitkering en hoe hoog die is. Tijdelijke arbeidsongeschiktheid heet in Spanje incapacidad temporal, permanente arbeidsongeschiktheid heet incapacidad permanente. Beide trajecten lopen via de INSS.

De INSS beheert ook moederschaps en vaderschapsuitkeringen, nabestaandenuitkeringen, wezenuitkeringen en andere sociale prestaties. Kortom, alle situaties waarin iemand recht heeft op financiële ondersteuning vanuit het socialezekerheidsstelsel, worden beoordeeld en beheerd door de INSS.

Een belangrijk punt is dat de INSS alleen kan uitkeren als de betrokkene voldoende bijdragetijd heeft opgebouwd. Die informatie komt van de TGSS. De twee instanties werken dus nauw samen, maar ze zijn organisatorisch volledig van elkaar gescheiden. Dat betekent ook dat ze elk hun eigen loket, hun eigen medewerkers en hun eigen procedures hebben.

De TGSS is relevant voor iedereen die in Spanje bijdraagt aan het sociale zekerheidsstelsel, op welke manier dan ook. In de praktijk zijn dat drie groepen.

De eerste groep zijn werknemers in loondienst. Zij worden aangemeld door hun werkgever bij de TGSS en ontvangen een NUSS. Ze betalen zelf geen premies rechtstreeks, dat doet de werkgever namens hen. Toch is het nuttig als werknemer om je eigen registratie te controleren via IMPORTASS en te zien wat er over jou is geregistreerd.

De tweede groep zijn zelfstandigen. Voor autónomos is de TGSS bijzonder relevant, want zij moeten zichzelf aanmelden bij het RETA systeem, zelf de hoogte van hun bijdrage kiezen op basis van hun verwacht inkomen en maandelijks die cuota betalen. Wanneer ze stoppen als zelfstandige, moeten ze zichzelf ook weer uitschrijven bij de TGSS. Een vergissing of vertraging daarin kost letterlijk geld.

De derde groep zijn werkgevers. Ieder bedrijf of elke particulier die iemand in dienst neemt, moet geregistreerd zijn bij de TGSS en correct premies afdragen. Dat geldt ook voor huishoudelijk personeel, een categorie die in Spanje eigen regels kent maar evengoed via de TGSS loopt.

Daarnaast zijn er bijzondere situaties waarbij de TGSS ook een rol speelt. Denk aan mensen die via een Convenio Especial vrijwillig bijdragen aan het socialezekerheidsstelsel terwijl ze geen betaald werk verrichten, bijvoorbeeld omdat ze tijdelijk gestopt zijn als zelfstandige maar hun bijdragehistorie willen voortzetten. Ook dat loopt via de TGSS.

De INSS is relevant voor iedereen die aanspraak maakt op prestaties uit het socialezekerheidsstelsel. Die groep is breed.

Gepensioneerden zijn de grootste groep. Als je in Spanje met pensioen gaat, regel je dat via de INSS. Dat geldt ook voor mensen die in een ander EU land gewoond of gewerkt hebben en via de Europese coördinatieverordeningen recht hebben op een Spaans pensioen op basis van gecombineerde bijdragetijden.

Arbeidsongeschikten die in aanmerking willen komen voor een uitkering, wenden zich tot de INSS. Dat geldt zowel voor werknemers als voor zelfstandigen. De procedure is niet eenvoudig en vereist medische documentatie, maar het is de INSS die uiteindelijk de beslissing neemt.

Nieuwe ouders die gebruik willen maken van het moederschaps of vaderschapsverlof in Spanje, melden dit aan bij de INSS. In Spanje heeft elk van de ouders recht op zestien weken betaald verlof, en het is de INSS die die vergoeding uitbetaalt, niet de werkgever.

Mensen die in Spanje wonen en niet meer kunnen werken door een ziekte of blessure, kunnen een tijdelijke arbeidsongeschiktheidsuitkering aanvragen. Dat verloopt via de huisarts en de mutua, een soort bedrijfsverzekeraar, maar de uiteindelijke beoordeling en eventuele langdurige uitkering gaan via de INSS.

Voor EU burgers en anderen die naar Spanje verhuizen en al pensioenrechten hebben opgebouwd in een ander land, is de INSS ook het eerste aanspreekpunt. Via het Europese coördinatiesysteem voor sociale zekerheid kan de INSS bijdragetijden uit verschillende landen combineren om te bepalen of iemand recht heeft op een pensioen.

De term Seguridad Social is in Spanje een overkoepelend begrip. Het verwijst naar het volledige stelsel van sociale bescherming, inclusief alle instanties, regelgeving en uitkeringen. Zowel de TGSS als de INSS vallen onder de Seguridad Social, maar ze zijn aparte organisaties met elk hun eigen directie, wetgeving en portalen.

Een derde organisatie die ook onder de Seguridad Social valt en regelmatig verward wordt met de INSS is het IMSERSO, het Instituut voor Ouderen en Sociale Diensten. Dat houdt zich bezig met langdurige zorg, thuiszorg voor ouderen en mensen met een handicap. Dat is een heel ander domein dan de INSS.

Er zijn ook autonome gemeenschappen in Spanje die eigen sociale diensten beheren. Catalonië heeft bijvoorbeeld het ICAM voor bepaalde uitkeringen, en andere regio's hebben eigen instanties voor aanvullende sociale ondersteuning. Die werken naast de nationale INSS, niet in plaats ervan.

Om het concreet te maken, is het nuttig om een paar veelvoorkomende situaties langs te lopen.

Je verhuist naar Spanje en gaat als werknemer aan de slag. Jouw werkgever meldt je aan bij de TGSS. Jij ontvangt een NUSS. Je hebt zelf weinig direct contact met de TGSS, tenzij je jouw bijdragehistorie wilt opvragen of iets wilt controleren. De INSS is in dit stadium nog niet relevant voor jou, tenzij je ziek wordt.

Je verhuist naar Spanje en start als zelfstandige. Je meldt je aan bij de TGSS via IMPORTASS om je in te schrijven bij het RETA systeem. De TGSS int je maandelijkse bijdrage. De INSS is pas relevant als je ziek wordt en een uitkering wilt aanvragen, of later als je met pensioen gaat.

Je wordt ziek en kunt tijdelijk niet werken. Je huisarts stelt een baja medica op. Die gaat naar de mutua van je werkgever of rechtstreeks naar de INSS, afhankelijk van je situatie. De INSS beoordeelt na verloop van tijd of jouw arbeidsongeschiktheid wordt voortgezet en hoe hoog de vergoeding is. De TGSS speelt hier geen actieve rol, maar de INSS gebruikt wel de bijdragedata van de TGSS om jouw uitkering te berekenen.

Je bereikt de pensioenleeftijd en wilt met pensioen. Je dient een aanvraag in bij de INSS, niet bij de TGSS. De INSS raadpleegt jouw bijdragehistorie bij de TGSS en berekent op basis daarvan je pensioen. Als je in meerdere EU landen hebt gewerkt, informeer je de INSS daarover zodat ze de buitenlandse bijdragetijden kunnen opvragen via het Europese netwerk.

Beide instanties hebben eigen digitale portalen, maar ze zijn niet altijd even gebruiksvriendelijk en de toegang vereist vaak een digitaal certificaat of Cl@ve PIN.

De TGSS beheert het portaal IMPORTASS. Via IMPORTASS kun je als zelfstandige je bijdragen beheren, aanpassen, betalen en je uitschrijving regelen. Je kunt er ook je vida laboral opvragen, een overzicht van je volledige bijdragegeschiedenis in Spanje. Dat document is belangrijk voor onder andere pensioenberekeningen en visumaanvragen.

De INSS heeft een eigen portaal, toegankelijk via de Tu Seguridad Social omgeving. Daar kun je pensioen aanvragen, de status van je aanvraag volgen, uitkeringsoverzichten bekijken en correspondentie ontvangen.

Voor beide portalen heb je een manier van digitale identificatie nodig. Dat kan via een certificado digital, het Cl@ve systeem of in sommige gevallen via de app. Wie nog geen digitaal certificaat heeft, doet er verstandig aan dat zo snel mogelijk te regelen, want steeds meer overheidsdiensten in Spanje verplichten digitale toegang.