NIE voor EU burgers in Spanje: één document of twee?

Het probleem met de vraag 'wat is de NIE'

Als je 'wat is de NIE' googelt, krijg je een keurig antwoord: het is een identificatienummer voor buitenlanders in Spanje. Klopt. Maar daar houdt het nuttige deel van het antwoord op, want hetzelfde nummer wordt via twee totaal verschillende processen uitgegeven, op twee formulieren, via twee afspraken, met als resultaat twee verschillende documenten met verschillend juridisch gewicht. Ze alle twee 'de NIE' noemen is precies hoe mensen in de verkeerde rij terechtkomen.

Het nummer zelf is alleen de achterkant: een code die aan jou vastzit, een letter gevolgd door zeven cijfers en nog een letter, die straks verschijnt op elke belastingaangifte, elk bankcontract en elke koopakte die je in Spanje ondertekent. Het nummer verandert nooit. Wat wél verandert is het document dat bewijst dat je het hebt, en daar zit de verwarring.

Twee documenten, twee doelen

Er zijn twee officiële formulieren die een NIE opleveren voor een EU, EER of Zwitserse burger. Ze bestaan om verschillende redenen.

EX-15 is het belasting NIE formulier. Het is voor iedereen, ongeacht nationaliteit, die een NIE nummer nodig heeft zonder zich als resident te registreren. Je gebruikt het EX-15 als je als niet resident een huis koopt, een huurcontract tekent voor je verhuist, een erfenis krijgt, genoemd wordt in een Spaans bedrijf, of snel het pad effent voor een grotere verhuizing. Het resultaat is een papieren certificaat met jouw nummer erop. Je hebt een NIE. Je hebt geen verblijf.

EX-18 is het EU verblijfsformulier. Het is uitsluitend voor EU, EER en Zwitserse burgers die langer dan negentig dagen in Spanje gaan wonen. Het resultaat is het Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión, ook bekend als het Green Certificate of de CUE. Het certificaat bevat jouw NIE, maar is niet alleen een nummer. Het is jouw bewijs van legaal verblijf in Spanje onder Koninklijk Besluit 240/2007. Je hebt een NIE én je hebt verblijf.

Beide documenten bevatten hetzelfde soort nummer. Maar slechts één maakt je tot legale resident.

Welke je nodig hebt, afhankelijk van je situatie

Koop je een vakantiehuis en ga je weer terug naar Nederland, dan heb je het EX-15 nodig. Het Green Certificate zou je tot Spaans resident maken, wat een heel fiscaal verhaal in werking zet dat je waarschijnlijk niet wilt.

Verhuis je naar Spanje om te werken, met pensioen te gaan, te studeren of te freelancen, dan heb je het EX-18 nodig, uiteindelijk. Je mag nog steeds met het EX-15 beginnen voordat je aankomt. Veel mensen doen dat, omdat je het via het Spaanse consulaat in Nederland kunt regelen en vervolgens Spanje binnen loopt met je nummer al op zak. Dat maakt het openen van een bankrekening en het tekenen van een huurcontract aanzienlijk makkelijker. Maar het EX-15 is niet het eindpunt. Zodra je een adres hebt, moet je op de Padrón en dan upgraden naar het EX-18.

Ben je student voor minder dan negentig dagen in Spanje, dan heb je geen van beide nodig. Blijf je langer, dan heb je het EX-18 net als iedereen.

Ben je de niet EU echtgenoot van een EU burger, dan gebruik je noch het EX-15 noch het EX-18. Dan gebruik je het EX-19, een ander formulier onder een ander regime. Dat is een eigen verhaal.

Wat er meestal misgaat

De verwarring laat zich in voorspelbare patronen zien. Mensen boeken het verkeerde afspraaktype. Mensen lopen met een ingevuld EX-18 binnen maar zonder Padrón, waarna ze worden weggestuurd. Mensen betalen de Modelo 790-012 met de verkeerde code aangevinkt, waardoor het door de bank gestempelde betaalbewijs niet overeenkomt met wat de ambtenaar zoekt. Mensen komen met een Padrón certificaat van vier maanden oud, terwijl de ambtenaar er een wil van minder dan drie maanden. Mensen vullen het EX-18 in hun thuisland in en komen vervolgens bij het Spaanse consulaat aan met de verwachting dat ze daar het Green Certificate krijgen. Alleen kan dat niet bij een consulaat. Het Green Certificate moet worden uitgegeven bij een politiebureau of de Oficina de Extranjería in Spanje.

Elk van deze fouten kost weken, want het krijgen van een nieuwe cita previa is het moeilijke deel. De afspraak zelf duurt tien minuten.

De volgorde die écht werkt

Er is een volgorde die standhoudt onder echte omstandigheden, en het is de moeite waard om die aan te houden.

Begin met het EX-15 voordat je aankomt, via het Spaanse consulaat in Nederland. Het kost een tripje naar het consulaat, wat papierwerk, en een vooruitbetaalde heffing, en je loopt naar buiten met je NIE nummer op een certificaat. Met dat certificaat kun je een niet resident bankrekening openen en je huurcontract tekenen.

Als je bent aangekomen en een vast adres hebt, ga je naar je lokale Ayuntamiento om je te empadronar. Dat is het gemeentelijke adresregister, en het certificaat dat daaruit komt is de sleutel tot alle verdere stappen. Onze Padrón blog verteld hier meer over.

Zodra je Padrón in je hand is en vers, boek je je EX-18 afspraak bij het politiebureau of de Oficina de Extranjería, betaal je de Modelo 790-012 met de juiste code, heb je je bewijs van gronden (contract, pensioen, bankafschrift) bij je, en loop je de afspraak uit met je Green Certificate. Het nummer dat al op je belasting NIE stond zit nu aan je verblijfsdocument vast.

Je eindigt met twee papieren met hetzelfde nummer. Dat is geen fout. Ze doen verschillend werk.

Wat het Green Certificate voor je doet wat de belasting NIE niet doet

Dit is het deel dat mensen verrast die denken dat het nummer hebben het einde van het verhaal is.

De belasting NIE bewijst niets over je recht om in Spanje te zijn. Het schrijft je niet in voor de Spaanse publieke zorg. Het laat je kinderen niet als resident naar de openbare school. Het telt niet mee voor de vijf jaar onafgebroken verblijf die je nodig hebt voor permanent verblijf. Het geeft geen recht op het omwisselen van een Nederlands rijbewijs via de EU route. Het opent de deur niet naar het worden van autónomo op eenvoudige voorwaarden.

Het Green Certificate doet dat allemaal, vanaf het moment dat het wordt uitgegeven. Het is ook het document dat Spaanse banken steeds vaker vragen voordat ze je van een niet resident rekening naar een resident rekening overzetten, wat merkbaar scheelt in de kosten.

Als je hier gaat wonen, is het EX-15 een nuttige eerste stap. Het is niet de eindstreep.