Documenten legaliseren voor Spanje: apostille, vertaling en bewijzen

Drie stappen, één volgorde

Bijna elke niet EU aanvrager van een Spaans visum of NIE route krijgt met dezelfde documentketen te maken. Eerst komt het bewijs zelf, zoals een bewijs van goed gedrag of een akte. Daarna de apostille, de stempel uit het Apostilleverdrag die bevestigt dat handtekening en zegel op je document echt zijn. Tot slot de beëdigde vertaling, gemaakt door een traductor jurado die officieel is aangesteld door het Ministerio de Asuntos Exteriores.

De volgorde telt. De apostille komt op het origineel, en pas daarna wordt het document samen met de apostille vertaald. Een vertaling die voor de apostille is gemaakt, wordt meestal als onvolledig afgewezen, en dan betaal je opnieuw.

De bewijzen die Spanje meestal vraagt

Het meest voorkomende is het bewijs van goed gedrag uit elk land waar je de afgelopen vijf jaar woonde, al hangt de exacte regel af van het consulaat. Afhankelijk van je route heb je mogelijk ook een medische verklaring, geboorte of huwelijksakten, of bewijs van inkomen en verzekering nodig. Elk heeft een eigen verwacht formaat en een eigen leeftijdsgrens.

Die leeftijdsgrens is waar mensen in trappen. Een buitenlands bewijs wordt doorgaans ongeveer drie maanden vanaf uitgifte geaccepteerd, vaak omschreven als 90 dagen. Omdat de apostille en de vertaling tijd kosten, kan een bewijs al halverwege zijn leven zijn voordat het een consulaat bereikt. Wij behandelen die drie maanden als werkregel, niet als belofte, omdat consulaten hun eigen praktijk hanteren.

De apostille, zonder jargon

Een apostille bewijst niet dat je document klopt. Ze bewijst dat de ambtenaar die het ondertekende is wie hij zegt te zijn. Ze komt van een bevoegde instantie in het land dat het document afgaf, en die instantie verschilt per land en soms per soort document. Is je land geen lid van het Apostilleverdrag, dan geldt een langere legalisatieroute via het Spaanse consulaat, en plan je extra tijd in.

Beëdigde vertaling, en waarom een vriend het niet kan doen

Spaanse kantoren verwachten een traducción jurada voor buitenlandse documenten die niet in het Spaans zijn. Een vertaling door een tweetalige vriend of een algemeen bureau wordt meestal geweigerd, hoe nauwkeurig ook. Sommige kantoren accepteren beëdigde vertalers die in je eigen land zijn erkend, andere eisen er een die door Spanje is aangesteld, dus vraag het het ontvangende kantoor voordat je iets laat maken. Een beëdigde vertaling is ook aan één specifiek document gebonden, dus een opnieuw afgegeven bewijs heeft normaal een nieuwe vertaling nodig.

Buitenlandse volmachten volgen dezelfde logica. Wil je iemand machtigen om namens jou in Spanje te handelen, lees dan ons woordenboekartikel over de poder notarial, waarin staat waarom de formaliteiten zo streng zijn.

Plan achteruit vanaf je afspraak

De nuttigste gewoonte is eerst je afspraak vastleggen en dan achteruit werken. Bestel het document met de kortste geldigheid als laatste, zodat het vers is op de dag dat je indient. Houd een marge van enkele weken aan, want apostillekantoren en vertalers zijn zelden zo snel als hun websites doen vermoeden.

Waar dit past, hangt af van je route. Bereid je een NIE voor, begin dan met onze NIE gids. Ga je voor het digital nomad visum, kijk dan op de digital nomad visum pagina. Wil je met pensioen of zonder te werken in Spanje wonen, dan laat de Non Lucrative Visa module zien hoe de documenten in elkaar passen, en zodra je aankomt is inschrijven in Spanje de volgende stap.

Wat verschilt, eerlijk gezegd

Drie dingen veranderen per geval: hoe oud elk bewijs mag zijn, welke vertalers het kantoor accepteert en hoe lang de apostilleinstantie van jouw land erover doet. We doen niet alsof die vaststaan. Wat wel vaststaat is de volgorde, en die volgen haalt het meeste risico weg.