Een NIE voor je kinderen en via een vertegenwoordiger

Wanneer heeft een kind echt een NIE nodig

De trigger is niet leeftijd en niet verblijf. Het gaat erom of het kind straks in een Spaans openbaar register verschijnt. In de praktijk komt dat neer op een klein aantal momenten.

Veruit het vaakst is dat een erfenis. Overlijdt een buitenlandse eigenaar van Spaans vastgoed, dan worden de erfgenamen genoemd in de aanvaarding van de nalatenschap en daarna in de nieuwe akte, en iedere erfgenaam die daar staat heeft een Spaans identificatienummer nodig, minderjarigen inbegrepen. Een driejarige die een kwart van een appartement in Torrevieja erft, heeft een NIE nodig voordat de notaris de aanvaarding kan afronden.

Het tweede moment is verwerving. Ouders kopen soms op naam van een kind, of zetten een kind naast zich op de akte, meestal met het oog op vererving. Zelfde uitkomst: op de akte, dus een nummer nodig.

Het derde is een verblijfsprocedure. Verhuist het gezin en worden de kinderen als resident ingeschreven, dan worden hun NIE nummers als onderdeel van die procedure toegekend en niet apart aangevraagd. Ons stuk over je kind als resident inschrijven beschrijft die route, die echt iets anders is.

Wat het níet in gang zet is gewoon gezinsleven. Een kind dat in Spanje woont op het verblijf van een ouder, naar school gaat en meeloopt in de zorg van een ouder, heeft niet zomaar een NIE nodig om te bestaan. Het is de verschijning in een register of een fiscale gebeurtenis die de behoefte creëert.

Wat de loketten vragen als de aanvrager minderjarig is

De eisen zijn opvallend consistent tussen consulaten, wat prettig is omdat er voor dit geval geen enkele nationale checklist gepubliceerd is. Lees een stuk of zes consulaatspagina's en dezelfde set komt terug:

• De EX-15, ingevuld en ondertekend. Voor een minderjarige tekent de ouder of voogd als wettelijk vertegenwoordiger, niet het kind.
• Het geldige paspoort van het kind, origineel en kopie.
• Bewijs van de relatie of van de voogdij: een kopie van het libro de familia, of de geboorteakte, of de voogdij of gezagsbeschikking als die er is.
• Het geldige paspoort of identiteitsbewijs van de handelende ouder of voogd, origineel en kopie.
• De betaalde Modelo 790 código 012, tegen dezelfde 9,84 € als voor een volwassene. Er is geen kindertarief.
• Bewijs van de reden, wat bij een erfenis neerkomt op de overlijdensakte en iets waaruit blijkt dat de nalatenschap Spaanse bezittingen omvat.

Het libro de familia is een Spaans instituut en veel gezinnen hebben er simpelweg geen. Dat is geen probleem, de geboorteakte vervangt het, maar een buitenlandse geboorteakte brengt het legalisatieprobleem mee dat hieronder staat, en daar zit de vertraging.

De EX-15 kent twee soorten vertegenwoordigers

Dit is het onderscheid dat de meeste verwarring veroorzaakt, en het goed hebben scheelt veel gedoe.

De wettelijk vertegenwoordiger

Vak 1 van het formulier gaat over de persoon voor wie de NIE bedoeld is. Is die persoon minderjarig of handelingsonbekwaam, dan biedt het formulier ruimte om daar een wettelijk vertegenwoordiger te noemen, met een veld voor de título, de hoedanigheid waarin die handelt: padre, madre of tutor. Dit is geen delegatie, het is een vaststelling van wie wettelijk voor deze persoon mag optreden. Een ouder heeft geen volmacht nodig om zijn eigen kind te vertegenwoordigen, want het ouderlijk gezag ís de titel.

De indienende vertegenwoordiger

Vak 2 is iets heel anders. Daar staat degene die de aanvraag namens de aanvrager indient, en dat is de plek voor een advocaat, een gestor of een kennis. Voor die vertegenwoordiging is wél een instrument nodig, en de norm is specifiek: het Ministerio del Interior verlangt een volmacht die uitdrukkelijk machtigt om juist die aanvraag in te dienen. Een algemene machtiging voor Spaanse zaken is niet betrouwbaar genoeg, en sommige posten stellen ronduit dat vertegenwoordiging alleen met een poder notarial kan.

De twee kunnen stapelen. Een ouder die niet kan reizen kan in vak 1 optreden als wettelijk vertegenwoordiger van het kind terwijl een Spaanse gestor in vak 2 indient op basis van een poder. Dat is een normaal dossier, en beide elementen moeten netjes gedocumenteerd zijn.

De volmacht die echt werkt

Laat je een poder opstellen voor een NIE aanvraag, dan doet de formulering meer dan de vorm. Het loket wil een uitdrukkelijke verwijzing zien naar het indienen van de aanvraag voor een Número de Identidad de Extranjero namens jou. Een poder die twaalf algemene bevoegdheden opsomt en extranjería procedures niet noemt, is precies het soort dat bij het ene loket wordt geaccepteerd en bij het volgende geweigerd.

Een poder bij een Spaanse notaris is de schoonste optie, want die vraagt geen verdere formaliteit. Een poder bij een notaris in je eigen land is prima bruikbaar maar heeft een apostille nodig als je land partij is bij het Haags Verdrag, of diplomatieke legalisatie als dat niet zo is. Reken daar echt tijd voor. In de meeste landen is de apostille een aparte instantie met een eigen wachttijd.

Laat je toch al een koopvolmacht opstellen zodat een Spaanse advocaat de escritura voor je kan tekenen, vraag dan meteen om de volmacht voor de NIE aanvraag. Twee volmachten in één notarisafspraak kost nauwelijks meer dan één, en het alternatief is dat je het gat ontdekt nadat de apostille al op het verkeerde document is gezet.

Apostille en beëdigde vertaling, de regel die iedereen verrast

Hoja informativa 61 van het Ministerio de Inclusión zet de algemene norm voor extranjería dossiers, en die geldt hier. Buitenlandse openbare akten hebben een apostille nodig als de afgevende staat partij is bij het Haags Verdrag, en diplomatieke legalisatie als dat niet zo is. Daarna moeten ze in het Spaans vertaald worden, en die vertaling moet gedaan zijn door een van drie categorieën vertalers: een traductor intérprete jurado benoemd door het MAEUEC, een Spaans consulaat in het buitenland, of de diplomatieke vertegenwoordiging in Spanje van het land dat het document afgaf.

Een andere vertaler wordt niet geaccepteerd. Geen professioneel bureau, geen tweetalig familielid, geen beëdigd vertaler in je eigen land met een nationale accreditatie. Dit is het duurste misverstand in dit hele onderwerp, want mensen betalen voor een vertaling, wachten erop, en komen er dan achter dat die voor dit doel waardeloos is. Neem één ding mee uit dit artikel, neem dan dit mee.

De documenten die in deze twee scenario's het vaakst geraakt worden zijn de geboorteakte van het kind, een voogdij of gezagsbeschikking, een buitenlandse overlijdensakte, en een in het buitenland verleende poder.

Moet het kind zelf komen

Hier moeten we eerlijk zijn over de grenzen van wat gepubliceerd is. Sommige consulaten stellen uitdrukkelijk dat de aanwezigheid van de minderjarige én van de ouders vereist is. Parijs is daar een van. Andere zeggen helemaal niets over aanwezigheid, en in Spanje verschilt de praktijk per kantoor.

Er is geen nationale regel waar we naar kunnen wijzen die dit beslecht, dus vertrouw geen enkele bron die er stellig een noemt, in welke richting dan ook, ook geen bron die zegt dat kinderen nooit hoeven te komen. Het enige betrouwbare antwoord staat op de pagina van het specifieke kantoor waar je aanvraagt, en zwijgt die pagina, vraag het dan voordat je vliegtickets boekt. Een verspilde reis met een klein kind is een slechte middag.

Een NIF is geen NIE, en bij kinderen doet dat ertoe

Het noemen waard omdat het bij nalatenschappen voortdurend opduikt. Spanje geeft een NIF af, een fiscaal identificatienummer, in situaties waarin een NIE niet beschikbaar is, onder meer aan Spaanse minderjarigen onder de veertien en aan buitenlanders die met het belastingsysteem te maken krijgen zonder NIE. Sommige adviseurs gebruiken de twee woorden door elkaar, en dat is niet altijd onschuldig.

Voor een buitenlands kind dat Spaans vastgoed erft, willen de notaris en het register een NIE zien. Biedt iemand je een NIF aan als snellere vervanging, vraag dan expliciet welk nummer op de akte komt, en laat dat bevestigen door degene die de escritura opstelt voordat je erop vertrouwt.

Waar deze dossiers echt stranden

• Het vertaalprobleem hierboven. Met afstand de meest voorkomende oorzaak.
• Een poder die de procedure niet noemt. Uitdrukkelijk machtigen, of reken op een weigering.
• De apostille op de geboorteakte vergeten. Mensen denken eraan bij de overlijdensakte en vergeten hem bij het kind.
• Voor één kind aanvragen en niet voor de rest. Erven meerdere broers en zussen, dan heeft elk een nummer nodig, en het loont ze in één afspraak samen te doen.
• Namen die niet matchen. De naam van een kind op de geboorteakte, in het paspoort en op een Spaanse akte moet gelijk lopen. Dubbele achternamen, patroniemen en transliteraties gaan hier allemaal mis, en de notaris is degene die het opmerkt.
• Wachten tot de erfenis getekend wordt. De aanvaarding van de nalatenschap kan niet af zonder de nummers, en de Spaanse erfbelasting heeft een eigen termijn die vanaf de overlijdensdatum loopt, dus een vertraging hier kost geld. Onze pagina over erfbelasting en schenkbelasting legt die klok uit.

In de juiste volgorde

Bij een erfenis werkt deze volgorde: eerst de buitenlandse documenten ophalen en legaliseren, dan voor alle erfgenamen tegelijk de NIE aanvragen, dan naar de notaris voor de aanvaarding. Gezinnen proberen dit standaard andersom, ontdekken bij de notaris dat twee erfgenamen geen nummer hebben, en verliezen weken. Bestaat er een Spaans testament, dan is het proces korter, wat een van de argumenten is om een testament in Spanje te maken zolang het kan.

Bij een aankoop waarbij je niet aanwezig kunt zijn is de volgorde: de notariële volmachten laten opstellen en apostilleren, dan je vertegenwoordiger de NIE aanvraag laten indienen, dan laten tekenen. Elke stap hangt van de vorige af, en de apostille wachtrij in je eigen land is meestal het echte kritieke pad, niet iets Spaans.